ビジネスのグローバル化にともない、文書翻訳が必要になるシーンも増えてきました。

文書の翻訳は簡易的なものであればWeb上の機械翻訳サービスでも可能ですが、正確性やセキュリティが担保されません。そのため、ビジネスシーンで翻訳が必要な場合には、文書翻訳サービスの利用がおすすめです。

今回は、ビジネスシーンで文書翻訳が求められるシーンや利用メリット、サービスの選び方などについて紹介します。

“言語”だけでなく“想い”を翻訳する会社
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文書翻訳とは？

文書翻訳は、外国語で文書を発行したいときや外国語で書かれた文書を理解したいときに利用します。翻訳対象は一般的な文書や資料のほか、契約書やマニュアル、各種証明書類など多岐にわたります。

文書翻訳の目的は記載されている内容を別の言語に変換することですが、ただ言語的に翻訳すれば良いというわけではありません。原文の正確な意味を伝えるために、文書の性質や文化的背景、制度などを理解したうえで適切な表現を選択する必要があります。

そのため、重要性の高い文書の翻訳には、翻訳会社の文書翻訳サービスが多く利用されています。

ビジネスにおける文書翻訳の利用シーン

ビジネスにおいて文書翻訳が利用されるシーンは、外国語で文書を社内外に発信するときと、外国語で書かれた資料を読む必要があるときです。それぞれ、具体的な利用シーンについて解説します。

社外文書の翻訳

日本語以外で社外に文書を発信しなければならない場合、正確な翻訳が求められます。

契約書などの取引書類や証明書類の翻訳は、日本語から外国語への変換に加え、対象国ごとに求められる制度要件に沿った文書を作成しなければなりません。

また、海外顧客や取引先の獲得に関わる会社案内やプレスリリース、ニュースレターなどの翻訳では、ターゲットに対して適切な表現を選択する必要があります。

社内文書の翻訳

社内で使用する文書にも翻訳が必要になるシーンがあります。

近年は、外国人を雇用する機会も増えてきました。しかし、一定レベルの日本語能力のある外国人であってもネイティブ並みとは限らず、言語の壁は残ります。正確な理解の必要がある社内規定やマニュアルなどは、外国語でも整備しておくことが必要です。

また、海外拠点のある企業では、報告書や議事録など日常的な書類の翻訳が必要になる機会も多くあります。

資料や論文の翻訳

業務に必要な資料やニュース、論文などの翻訳にも文書翻訳が活用されています。

ネイティブでない人が他言語で書かれた文書を迅速に理解することは簡単ではありません。文書翻訳サービスを利用することで、内容を正確かつスピーディーに理解することが可能で、時間を効率的に使用できます。

文書翻訳サービスを利用するメリット

現在、翻訳が必要な際はWeb上で機械翻訳を利用しているという会社もあるでしょう。ここからは、専門の文書翻訳サービスを利用するメリットを紹介します。

正確な翻訳が可能

マニュアルや契約文書など、ビジネスシーンでは正確性が求められる文書が多くあります。

文書翻訳サービスは、対象文書に適する翻訳者が翻訳を担当します。専門的な知識が必要な分野であっても、正確な翻訳が可能です。

また、翻訳者を介するため、機械翻訳で起こりがちなニュアンスの違いや誤訳により、会社の信頼性を損ねてしまうリスクも抑えられます。

ビジネス習慣やマナーを踏まえた翻訳が可能

文書翻訳を行うには、ただ言語的に意味が通じれば良いわけではありません。相手国のビジネス習慣やマナーを踏まえた表現選択が必要になります。

翻訳サービスでは、一般的に対象国のネイティブや同等レベルの翻訳者が行うため、現地の文化に配慮した翻訳が可能です。

社内での翻訳よりも費用対効果が期待できる

文書翻訳は、当該外国語を扱える社員がいれば社内でも可能です。近年では、オンラインの機械翻訳を利用する方法もあるでしょう。

いずれも手軽で費用はかかりませんが、最終的なチェックや修正に時間を要することも多く、リソースを消費しやすくなります。

文書翻訳サービスを利用すれば、社員が本来やるべき業務に集中できるようになるので、より高い費用対効果が期待できるでしょう。また、外注することで社員に余裕ができることもメリットです。

企業の活躍可能性が広がる

海外での事業展開にあたっては、現地語での発信機会が多くなるため、翻訳サービスを利用するメリットは大きいです。

企画書の提出やイベントへの申し込みなどに取り組む際、現地語で効果的なアピールを行えるようになるため、企業の活躍可能性が大きく広がるでしょう。

文書翻訳の流れ

文書翻訳を外部に依頼する場合、まず翻訳会社に問い合わせして原稿や条件を提示して見積もりを依頼します。見積もり内容に問題なければ、正式契約となります。

翻訳は、一般的に3段階の品質レベルがあり、以下の工程で行われます。依頼先によっては、希望する翻訳レベルに応じたプラスアルファの工程を取ることもあるため、依頼前に確認しておくとよいでしょう。

ステップ1.翻訳

原文の分野や内容に適した翻訳者が、翻訳作業を担当します。原文内容について不明点がある場合は、営業担当者を通じて依頼元と確認しながら進めるのが一般的です。

予算が限られている場合や内容確認、社内共有などを目的とした簡単な翻訳で良い場合には、翻訳者の1次翻訳と簡易チェックのみで翻訳完了です。正確性が求められる文書の場合には、次のチェックの工程に移ります。

ステップ2.チェッカーによる修正

翻訳者の1次翻訳後、チェッカーが原文と翻訳結果を照らし合わせ、誤訳や抜けがないかを確認するクロスチェックを行います。原文に忠実な範囲で自然な訳文に修正されるため、実用的に使用できるレベルになります。

ビジネスコミュニケーションが目的の翻訳では、このレベルの翻訳まで行うことが多いです。

ステップ3.ネイティブチェック・リライト

広告文やパンフレット、プレスリリースなどの社外向け文書では、翻訳先言語のネイティブが目にしても違和感がない、高いレベルの翻訳が求められます。

そこで必要なのがネイティブによるチェックです。さらに自然な言語表現にするために、ネイティブが必要な修正を実施します。

なお、パンフレットやコピーなどの社外向け発信文書の翻訳では、ターゲットへの訴求も必要になります。翻訳会社によっては、文書の目的に応じて編集者が翻訳のリライトを行い、さらに高品質な表現を目指すことも可能です。

このほか、印刷物向けの翻訳の場合には、言語が変わることで生じるレイアウトの調整を依頼できるサービスもあります。

文書翻訳サービスを選ぶ際のポイント

文書翻訳サービスを提供している翻訳会社は数多くありますが、どのような基準で依頼先を選べばよいのでしょうか。ビジネス文書の翻訳を依頼する際に、確認すべきポイントを紹介します。

対応分野

文書翻訳といっても文書の種類や分野はさまざまです。正確な翻訳を行うには、文書内容の分野について専門的な知識が求められます。

依頼先を選定する際には、翻訳会社の対応可能分野や得意分野を確認しましょう。

翻訳の品質

翻訳サービスを選ぶ際、スピードや料金に目が向けられがちですが、翻訳の品質も重要です。

とはいえ、品質を客観的に判断する指標があるわけではありません。事前のヒアリングや実績数、翻訳結果のチェック体制などから判断するとよいでしょう。

文章のニュアンスまで正確に翻訳することは、ネイティブでないと難しいものです。公共性の高い文章では、ネイティブチェックのあるサービスを選択することが望まれます。

セキュリティ対策が適切か

ビジネス文書のなかには、契約書や企画書など機密内容が含まれるものもあります。

万が一の情報漏洩を防ぐには、適切なセキュリティ対策を講じている翻訳サービスの選択が必要です。以下のような取り扱いの実施状況を参考にするとよいでしょう。

・NDA（秘密保持契約）が可能

・プライバシー・ポリシー（個人情報保護方針）を取得している

・情報セキュリティに関する方針の提示や、関連する認証を取得している

セキュリティ対策については、オフィスやネットワークに対しても実施されていると安心です。Webサイトなどから確認しておきましょう。

翻訳証明書の発行が可能か

翻訳証明書は、第三者である翻訳者が原文を正しく翻訳していることを宣誓する書類です。

日本では翻訳に対する公的な資格認証制度がないため、証明書や公的文書などの翻訳には翻訳証明書が求められることもあります。

該当する文書の翻訳は、翻訳証明書の発行が可能な翻訳会社に依頼が必要です。提出先によって公証人の認証や外務省の公印確認、アポスティーユが必要なケースもあるので、対応可否を確認しましょう。

まとめ

ビジネスで翻訳が求められるシーンは日々増えています。正確な翻訳を行うには、翻訳会社の利用がおすすめです。

映像翻訳を手掛けるワイズ・インフィニティでは、企業用文書の翻訳も行っています。映像翻訳での実績を活かした「想いを伝える翻訳」が強みです。

ビジネスに必要な契約書やプレゼンテーション資料、企画書をはじめ、キャッチコピーの翻訳も可能です。ご希望に応じてパワーポイントやaiデータ（Illustrator）上でのDTP編集にも対応いたします。

また、50以上の幅広い言語に対応し、同時に翻訳を行うことも可能です。量が多い場合でも、翻訳者の増員や五月雨式の納品など、お客様のスケジュールに合わせて柔軟に対応いたしますので、お気軽にご相談ください。

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