海外の取引先とやり取りをするときや、英語圏の方と一緒に仕事をするときなどは、英語のメールでコミュニケーションを取らなければならない場面があります。

しかし、英語のメールに慣れていない場合、「どのような表現が適切なのかわからない」「そもそもどのようなフォーマットで書けば良いのかわからない」という方もいるでしょう。

この記事では、英語での適切なメール対応について解説します。英語でメールを書く際の一般的な書き方や、定番フレーズなどを紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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英語メールの基本的な書き方

英語でメールを書く際に覚えておきたいのが、基本的な全体の形式です。例文とともに、その内容を見ていきましょう。

【基本的な形式】

・件名
・宛先
・書き出し
・用件
・締め
・結語
・署名

①件名

まず書くべきことが件名です。件名を書くことで、相手はメールの概要を理解できます。すぐに内容が伝わるように、できるだけ簡潔・端的に書くことが大事です。

例）

The budget for the new project

（新しいプロジェクトの予算について）

Inquiry regarding the delivery time

（納期についての問い合わせ）

Request an appointment for a meeting

（ミーティングのアポイントメントの依頼）

②宛先

誰宛てに書いているのか、明確にしておくことはメールを書く際のマナーです。相手との距離感によって書き方が変わるので、失礼な印象にならないよう注意してください。

例）

Dear Mr./Ms.ラストネーム

最もフォーマルな印象を与える書き方で、ラストネームとは名字のことです。連絡を取るのが初めての場合や、代表・役員など職位の高い相手などに適しています。

なお英語では、女性に対して既婚・未婚の違いによって「Mrs.（既婚）/Miss.（未婚）」を使い分けることが一般的ですが、ビジネスシーンにおいてはいずれの場合でもMs.がよく使われます。

Dear ファーストネーム

ファーストネームとは名前のことです。すでに何度か会っている、連絡を取っている場合などには宛先にファーストネームを書いてもよいでしょう。

To whom it may concern

単なる問い合わせのように、相手先の担当者がわからない場合、特定の相手に向けて書いているわけではない場合に使える表現です。

③書き出し

書き出しでは、日本語のメールと同じように、基本的な挨拶や自己紹介などを書きます。

例）My name is ○○ and I’m from △△ company.

（△△カンパニーの○○と申します。）

My name is ○○ from △△ company.

It was a great pleasure to meet you at the conference yesterday.

（△△カンパニーの○○と申します。昨日のカンファレンスでお会いできて光栄でした。）

④用件

ここが本題の部分です。どのような用件があって連絡をしているのかを、簡潔に伝えましょう。

例）

I am contacting you to confirm the budget for the next project.

（次のプロジェクトの予算について確認したいと思い、ご連絡しております。）

This is to inform you that we can deliver the products in a week.

（1週間以内に品物の納品ができることをお知らせします。）

⑤締め

締めの言葉では、定番フレーズだけではなく、相手のアクションを促すような一文を入れてもよいでしょう。

例）

Thank you in advance.

（よろしくお願いします。＝「前もってお礼を申し上げます」の意）

I look forward to hearing from you soon.

（ご連絡お待ちしています。）

⑥結語

英語でも、日本語での「敬具」と同様に結語が使われます。決まったフレーズなので、覚えておきましょう。

例）

Yours sincerely,

Sincerely,

Best regards,

Kind regards,

「Sincerely」を使ったフレーズはよりフォーマルな印象になりますが、ビジネスシーンでは「Best regards」「Kind regards」もよく使われます。

⑦署名

最後に、以下のように自分の名前や会社名・部署名、連絡先などを署名として入れて、基本的なフォーマットは完成です。

例）

・氏名
・役職
・部署名
・会社名
・会社住所・郵便番号
・メールアドレス
・電話番号

英語でメール対応をする際の注意点

実は、約7割の人はメールをサラッとしか読まない、というデータがあります。つまり、メールの細かい部分まで相手は読まない可能性が高いのです。

1通のメールにかける時間が短く、またスマホで読むことも想定すると、英語メールでは意図を簡潔に伝える表現力が求められます。そのためには、以下の点に注意することが大事です。

長くなりすぎないようにする

どれだけ細かくメールを書いたとしても、長すぎると細かい部分までは読んでくれない可能性が高いでしょう。無駄な部分は極力なくし、用件が簡潔に伝わるような文章にすることが大事です。

目的を明確に伝える

英語では、結論や目的がわかりやすく伝わるような文章が好まれます。何のためにメールを送っているのか明確に伝わるように、目的は簡潔にハッキリと書きましょう。

丁寧な文章を心がける

上記の「長くならないように・目的は明確に」を意識しすぎると、相手に配慮のない失礼な文章になってしまうかもしれません。

簡潔ではありながらも、ビジネスシーンであることを理解した丁寧な文章を心がけることも大事です。

英語には敬語がない、などといわれることもありますが、丁寧な表現や目上の人に対する表現は英語にもあります。

誤解されない表現を使う

日本語のメールでも同じですが、人によって解釈が異なるような紛らわしい表現は避けるようにしてください。

メールは文面のみのやり取りであるうえ、慎重に読まれない可能性も考慮して、誤解されない表現を使うことが重要です。

時差に注意する

メールを送る相手がいる国によっては、大きな時差があるかもしれません。

相手の営業日などにも気を配るとともに、ミーティングの日時などを設定する際には時差に注意しましょう。日本時間での日時なのか、相手の国の時間での日時なのか明記することが大事です。

英語のメール対応では「5センテンスルール」がよく使われる

欧米のビジネスマンの中では、英語でのメールを書く際「5センテンスルール」を使うことが一般的です。5センテンスルールを意識することで、簡潔かつ丁寧で理解しやすいメールに仕上げられます。

5センテンスルールでは、具体的に以下5つの項目からメールを組み立てます。簡単な例文とともに見ていきましょう。

①挨拶

まず短めの挨拶文を入れます。

例）

Thank you for your wonderful presentation yesterday.

（昨日は素晴らしいプレゼンテーションをありがとうございました。）

②目的

次にメールを送っている目的を簡潔に伝えます。

例）

I have a question about the last topic of yesterday’s presentation.

（昨日のプレゼンの最後のトピックについて質問があります。）

③詳細

目的に関して、より詳しい内容を補足する一文です。

例）As things stand now, should we increase our budget for the AI project?

（現状において、我々はAIプロジェクトについて予算を増やすべきでしょうか？）

④アクション

相手に何をしてほしいのか、具体的なアクションを促す一文です。

例）Could you please give me your opinion?

（あなたの意見を聞かせていただけるでしょうか？）

⑤クロージング

最後に、簡単な締めの言葉を入れます。

例）Looking forward to seeing you at the next meeting.

（次のミーティングでお会いできるのを楽しみにしています。）

上記のように、5センテンスルールに則って文章を書くことで、5文という短い構成で相手に連絡の意図が伝わるメールを作成できます。

シチュエーション別の英語フレーズ例

ビジネスシーンで使える定番フレーズを、シチュエーション別にいくつか見ていきましょう。

問い合わせに対するフレーズ

For inquiries, please use the application form or contact us at the store.

（申し込みフォームか、店頭にてお問い合わせください。）

Thank you for your inquiry. We are so sorry to inform you that the product is temporarily out of stock.

（お問い合わせありがとうございます。申し訳ありませんが、その商品は一時的に在庫を切らしております。）

謝罪をする際のフレーズ

We apologize for the delayed delivery.

（納品が遅れてしまい申し訳ございません。）

I am terribly sorry about my late response.

（返信が遅れてしまい大変申し訳ございません。）

返信を催促する際のフレーズ

I would be grateful if you could reply to my e-mail that I sent last week.

（先週お送りしたメールに対して、ご返信いただけますと幸いです。）

We look forward to your reply  regarding the message I sent you on June 26th.

（6月26日にお送りしたメッセージへの返信を、心からお待ちしております。）

ミーティングを設定する際のフレーズ

Could you tell me which date and time are convenient for you in the list below?

（下記において、ご都合のつく日時を教えていただけるでしょうか？）

Could you please let me know your availability on the following dates/times by next Monday?

（次の月曜日までに、下記の日時でご都合の良い日をお知らせいただけますか？）

英語のメール対応を外注する方法

自社に英語でのメール対応を行なうリソースがない場合、外注先としては以下が考えられます。

クラウドソーシングサービス等で依頼する

各種クラウドソーシングサービスでは、英語力の高い人が英語でのメール対応を請けてくれることがあります。海外勤務などの経験者であれば、自然な英語で対応できることもあるでしょう。

ただし、人によってスキルに大きな差がある点は注意が必要です。また、機密事項などが含まれるやり取りの場合、クラウドソーシングサービスで依頼するのは不安が残るかもしれません。

専門の代行業者に依頼する

英語でのメール対応を請け負っている、専門の代行業者に依頼するのも方法の一つです。

英語のメール対応では、定番フレーズや基本的なパターンがあるとはいえ、実際には業種や連絡する相手によって文章の作り方や、適切な表現・単語などは異なります。専門の代行業者であれば、英語に精通したプロがメール対応をしてくれるため、自然な英語でビジネスをスムーズに進められるでしょう。

なお、ワイズ・インフィニティでは、文書翻訳という形でメール対応業務にも対応しております。メールの文面をご提供いただければ、プロの翻訳者が翻訳したうえでご提出いたします。

また、以下のような場面でのメール代行も可能です。放送局や番組制作会社様から、依頼を受けることも多くあります。

・映像・写真使用の許可取り
・インタビューのアポイントメント　など

ワイズ・インフィニティの文書翻訳

まとめ

英語でメール対応をする際には、一般的な英語メールの書き方や、シチュエーション別の定番フレーズなどを知っておくと、焦らずに対応できます。しかし、実際には適切に単語や表現を使い分けるのは難しく、5センテンスルールなどの考え方を知っていても、うまくメールを書けないかもしれません。

英語でメール対応可能な社内リソースがない場合は、専門の代行業者に外注することも方法の一つです。

ワイズ・インフィニティでは、「読み手の気持ちを考えた翻訳」を心がけております。ご依頼内容にマッチするスタッフを選任するので仕上がりの質が高く、多くのお客様にご満足いただいています。

英語でのメール対応にお困りの場合は、お気軽にワイズ・インフィニティにご相談ください。

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